Wie die baden-württembergische Justiz
Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet
(Informationen nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung)
Informationen des Oberlandesgerichts Karlsruhe zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren

1. Wer ist für die Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

a) Verantwortliche Stelle
Ihre personenbezogenen Daten werden durch das

Oberlandesgericht Karlsruhe ▪ Hoffstraße 10 ▪ 76133 Karlsruhe

verarbeitet.

b) Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutzrecht
Es gibt eine für den Datenschutz zuständige Person, an die Sie sich bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden können:
Behördliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) des Oberlandesgerichts Karlsruhe
Hoffstraße 10
76133 Karlsruhe
datenschutz@olgkarlsruhe.justiz.bwl.de
Diese Person ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen in Verwaltungsangelegenheiten zuständig. Sie kann Ihnen keinerlei Auskunft zum Bewerbungsverfahren geben und keine Rechtsberatung erteilen.

2. Welche personenbezogenen Daten werden zu welchen Zwecken verarbeitet?

Wir verarbeiten die Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung, um Ihre Eignung für die Stelle zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Insbesondere ergeben sich solche Daten aus den Bewerbungsunterlagen oder einem Vorstellungsgespräch. Diese personenbezogenen Daten können sein:
Name, Vorname, Geburtsname, Adresse/andere Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse), Geburtsdatum und -ort‚ Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf, Legitimationsdaten, Kontodaten, sämtliche Daten, die das Dienst- bzw. Beschäftigungsverhältnis betreffen (z.B. Datum und Ergebnis von Laufbahnprüfungen, Besoldungsgruppe, Entgeltgruppe, Umfang der Beschäftigung, Beförderungen, Höhergruppierungen, Dienstalter, Beschäftigungszeit, Zeiten von Beurlaubungen usw.), zu Zwecken der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes gegebenenfalls auch Gesundheitsdaten.

3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Bewerbungsverfahren ist primär § 15 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gegebenenfalls zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Artikel 6 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

4. Muss ich meine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen?

Die Bereitstellung der Daten durch Sie ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Eine rechtliche Verpflichtung besteht nicht. Ohne diese Daten können wir Ihre Bewerbung aber nicht berücksichtigen.

5. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten/Bewerbungsunterlagen werden im Grundsatz spätestens 5 Jahre nach dem Versand einer ablehnenden Entscheidung vernichtet, soweit eine längere Speicherung nicht zur Rechtsverteidigung oder der Sicherstellung von grundrechtlich verankerten Gleichbehandlungsansprüchen erforderlich ist bzw. der Bewerber/die Bewerberin einer längeren Speicherung z.B. für eine zukünftige Stellenausschreibung ausdrücklich zustimmt. In den Fällen, in denen Bewerbungsverfahren mit standardisierten Auswahlverfahren (z.B. für die Vergabe von Studien- oder Ausbildungsplätzen) durchgeführt werden, kann die Speicherdauer allerdings bis zu zehn Jahre betragen, um Wiederholungsvorteile früherer Bewerber bei der Bewerberauswahl berücksichtigen zu können. Für Ihren konkreten Einzelfall geben wir auf gesonderte Anfrage gerne Auskunft (zu Ihrem Auskunftsrecht vgl. auch unter Ziff. 8).
Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung überführen wir die Daten in unser Personalinformationssystem und die Personalakte. Zudem nutzt das Oberlandesgericht in diesem Fall Ihre Daten für planerische, organisatorische, personelle, soziale oder haushalts- und kostenrechnerische Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes.

6. Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?

Im Oberlandesgericht Karlsruhe haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen. Das zuständige Ausbildungs- bzw. Personalreferat sichtet Ihre Bewerberdaten nach Eingang Ihrer Bewerbung. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen des Ausbildungs- bzw. Personalreferats und an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position, ggfls. den Mitgliedern eines Auswahlausschusses sowie an den Personalrat, an die/den Beauftragte/n für Chancengleichheit und gegebenenfalls an die Schwerbehindertenvertretung weitergeleitet.
Bei gemeinsamen Einstellungsverfahren oder um bei gemeinsam genutzten strukturierten Einstellungsverfahren eine Gleichbehandlung aller Bewerberinnen und Bewerber sicherzustellen, können personenbezogene Daten mit anderen Oberlandesgerichten ausgetauscht werden.
Im Fall einer Einstellung ist auch das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten.
Für die Erledigung unserer Aufgaben benutzen wir IT-gestützte Fachverfahren (Software), in die Ihre Daten eingegeben werden. Dabei arbeiten wir auf gesetzlicher Grundlage auch mit anderen Stellen der Landesverwaltung oder sonstigen ausgewählten Dienstleistern zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diesen werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, offengelegt.
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) oder eine internationale Organisation erfolgt nur, soweit Sie eingewilligt haben oder im Rahmen der jeweiligen Verfahren in Form der gesetzlich erlaubten Rechtshilfe.

7. Automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling?

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann gegebenenfalls Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Darüber hinaus haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an den

Landesbeauftragten für den Datenschutz
Königstraße 10a
70173 Stuttgart

zu wenden. Er führt die datenschutzrechtliche Aufsicht auch über die Gerichte.
Bitte beachten Sie, dass der Landesbeauftragte für den Datenschutz ausschließlich die datenschutzrechtliche Aufsicht über die Gerichte innehat und eine Aufsicht auch nur ausübt, soweit die Gerichte nicht rechtsprechend tätig werden.